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Wie beantrage ich eine Vereins-Veranstaltung?

Alle Veranstaltungen bei denen der Verein als Veranstalter auftritt müssen beim Vorstand beantragt und durch diesen genehmigt werden. Theoretisch reicht hier zunächst eine Information an den Vorstand (per Email oder persönlich) aus.

Der Aufwand der eigentlichen Beantragung richtet sich nach dem Aufwand der Veranstaltung:

Für z.B. einen Bastelworkshop würde eine einfache Email mit der Beschreibung des Vorhabens und der Auflistung der zu erwartenden Einnahmen und Kosten ausreichen. Dazu könnt ihr entweder alle Infos per E-Mail an den Vorstand schicken, oder die Online-Beantragung ausfüllen.

HIER GEHT’S ZUM ONLINE-ANTRAG

Für eine mehrtägige Con oder langfristiger angelegtes Projekt sollte eine ausführlichere Konzeptbeschreibung  erstellt werden.
Darin enthaltene Punkte können z.B. sein:

  • Termin oder Terminvorschläge
  • Name, Titel und eine kurze Beschreibung
  • Benennung der verantwortlichen Orga(s)
  • Zeitliche Gliederung (Anreise, Kernzeiten, Abreise, Nachbearbeitung)
  • Sicherheitskonzepte (z.B. Brandschutz, Rettungswege, Hygienekonzept, )
  • ggf. angedachte Plot-Punkte

Im wesentlichen geht es darum, als Verein Unterstützung bei der Planung und Umsetzung einer Veranstaltung oder eines Projekts leisten zu können. Das Beschreibt den eigentlichen Grund, warum unser Verein überhaupt existiert. Dazu müssen die Personen, entscheiden sollen, wie die Ressourcen des Vereins eingesetzt werden und wozu der Verein seinen Namen hergibt genauestens Bescheid wissen, worum es sich bei der Veranstaltung oder dem Projekt handelt. Gerne ist der Vorstand bei der Erstellung eines Antrags behilflich, bzw. wird vor der endgültigen Entscheidung genug Rückfragen stellen.

Unsere Veranstaltungen sollen nicht in erster Linie Geld erwirtschaften, sondern Kunst und Kultur fördern. Natürlich ist dazu aber auch immer eine realistische Finanzierungsplanung nötig. Dazu braucht es z.B.

  • Teilnehmerkategorien  (Teilnehmer, Orgas, Helfer, Händler, Künstler)
  • Aufstellung der Ticketpreise und evtl. zeitlichen Staffelungen
  • Miet- und Nebenkosten der Location (Strom, Wasser, Reinigung)
  • Anschaffungen (Kostüme, Technik)
  • geplanten Dienstleistungen (Transport, Verpflegung, Verleih
  • Sonstige Nebenkosten (Genehmigungen, Kurtaxe)